Grupo Sports World logró una planeación financiera inteligente. Pero esta vez el líder del proyecto no vino del staff IT, sino del área usuarian

Por Fabiola V. González“

Grupo Sports World se sale de la norma; no sólo por haber creado un nuevo concepto en centros de acon-dicionamiento físico o por ser la primera —y única, hasta ahora— en su giro que cotiza en bolsa en toda América Latina. Es singular porque su área de Finanzas implementó una solución de gestión de desempeño empresarial (EPM, por sus siglas en inglés) que se integra al ERP corporativo para realizar análisis y planeación fi-nanciera de forma eficiente, y todo fue orquestado estraté-gicamente desde el departa-mento financiero.

A diferencia de la mayoría de las empresas, donde del personal IT surge el líder de una determinada iniciativa tecnológica, en Grupo Sports World consideraron que el líder de proyecto para lo que la firma llama Planeación Financiera Inteligente debía venir del área usuaria. Se trata de Marcel Alegría, subdirec-tor de Planeación Financiera y BI, quien platica acerca de la necesidad de optimizar procesos en su área: “El reto número uno era prepararnos para el ambicioso plan de ex-pansión de la empresa, además de resolver la resistencia al cambio, pues desde 2006 la firma se asoció con Nexxus Capital, compañía netamente financiera, y debíamos hablar su mismo lenguaje”.

El salto fue enorme: de contar con Excel como herramienta principal corriendo procesos de ligas con la información proveniente de múltiples fuentes, para lograr elaborar el presupuesto y la planeación financiera de sus clubes, hoy la empresa puede contar con una visión profunda de las operaciones del negocio y su impacto, mediante una integración estrecha de todos los modelos de planeación financiera y operativa.

La participación del área de Sistemas fue de dos per-sonas, quienes realizaron las interfaces y la automatización de procesos, además de montar la arquitectura (de la mano del proveedor), hacer los respaldos y gestionar la herramienta desde el punto de vista técnico.

Más allá del presupuesto

Alegría recuerda que anterior-mente la planeación se hacía de forma lineal y secuencial, y debido a los altos volúmenes de datos era muy complicado integrar y consolidar la información que les permitiera elaborar presupuestos y hacer planeación financiera. “En realidad, dedicábamos más tiempo a la integración que al análisis, puesto que Excel es corruptible”, refiere.

Una vez que se decidió eficientar el proceso finan15ciero mediante las IT, a raíz de la expansión de clubes del grupo, Alegría optó por una única herramienta que, además de integrar la estrategia de negocio, permitiera al área de Finanzas de Sports World hacer una mejor planeación de los recursos financieros, operativos y humanos, con el fin de tener diferentes escenarios para evaluar y seleccionar el más conveniente.

Así, se implementó la suite de EPM de Intellego, con la que se lleva la contabilidad de cada club de manera descentralizada, además de realizar métricas y procesos de workflow de autorización con la flexibilidad de visualizar la información por diferentes conceptos, como años, modelo de negocio, madurez del club, etcétera. Más allá de esto, la solución permite al grupo hacer proyecciones a futuro.

“Ahora todo está automatizado, además de que, como el nuevo esquema viene del ERP, podemos incorporar la información como queremos verla y proyectarla hacia el futuro”, puntualiza Roberto Álvarez, director de Finanzas, quien agrega que en un año Grupo Sports World ha incrementado en 50% su número de clubes.

La participación de Alegría, cuyo lenguaje denota que conoce tanto de IT estratégicas como de contabilidad y finanzas, fue vital en la iniciativa para lograr alinear la solución con lo que se utilizaba anteriormente, y de esta forma disminuir la resistencia al cambio. Gracias a ello, actualmente 60 usuarios de 25 clubes emplean directamente la herramienta para calcular su presupuesto, gestionarlo, ejecutar proyecciones hasta cinco años adelante y hacer comparaciones, entre otras funciones, con lo que no hay pretextos para el cumplimiento de las metas en materia financiera.

Hoy el panorama es muy distinto al de años atrás, pero poner en marcha el sistema no fue cosa fácil. Como refiere Alegría, el proyecto constó de cinco fases: presupuesto, modelo de aperturas, panel de control, formatos de modelos estándar (dummies) y tendencias de negocio (forecast/rolling forecast).

La implementación de la solución como tal tomó apenas ocho meses, pero hay que comentar que antes de aparecer Intellego en la escena, Grupo Sports World debió apretar ciertas tuercas. “Teníamos varios sistemas que no se hablaban entre sí y debíamos capturar información con el inconveniente de la integridad de los datos”, explica Alegría, añadiendo que el primer trabajo fue la integración de los sistemas.

“Antes de llegar a la realidad de poder hacer inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés), proyección a futuro y planeación financiera inteligente, nos ocupamos de estar seguros de contar con toda la información integrada. Hicimos un Data Cleansing, para limpiar todos los sistemas, y desarrollamos un sistema interno para el front end, además de que estaba el ERP, de Peoplesoft, en el back end.” Este proceso llevó alrededor de cuatro años.

Los siguientes pasos

Álvarez y Alegría, aunque financieros, conocen de los retos que traen a las empresas los grandes cúmulos de datos por gestionar y aprovechar: el fenómeno del Big Data. “Tenemos cerca de 120,000 usuarios (clientes con membresía) en la base de datos, de los cuales una tercera parte son activos. La cantidad de información sólo en la base de Finanzas es de 1 terabyte (TB)”, puntualiza Alegría.

Actualmente, el grupo cuenta con el apoyo de un proveedor de servicio en la Nube para contar con capacidad de información sin preocupaciones, según explican los entrevistados, además de señalar que la consulta de dichos datos es constante: “Nuestros clientes pueden acudir a cualquier club a hacer ejercicio, lo que hace obligatorio que todos los clubes tengan disponibles los datos de todos los clientes en todo momento”.

No obstante, para Álvarez y Alegría aún hay iniciativas IT que aportar al negocio: la primera, según refieren, sería hacer una minería de datos más ambiciosa y expansiva, cons-truyendo nuevos módulos que permitan explotar nuevas métricas de negocio y conseguir análisis más detallados y prácticos.

Asimismo, como adelanta Alegría, “nos falta concluir dos proyectos, en los que ya estamos trabajando: contar con un Customer Intelligence, para entender mejor al cliente, conocer sus gustos, preferencias y demás, e implementar una solución de inteligencia de mercado, que nos permita saber quién es la competencia, cuál es su oferta deportiva, cuáles son sus precios, etcétera”.

Dado que la clientela de esta compañía de fitness se ubica en un segmento en el que la gran mayoría tiene un smartphone o gadget desde el cual explota al máximo las apps móviles, Álvarez detalla que actualmente están en desarrollo plataformas móviles para el sistema de inteligencia del cliente, las cuales se podrán accesar vía Internet y contarán con módulos especiales en los clubes.

Por otro lado, para el año entrante el área financiera de Sports World arrancará con una estrategia para redes sociales enfocada al negocio, misma que estará presente en la app móvil que se está desarrollando.Queda a la vista que la aportación IT que pueden hacer las áreas usuarias es inmensa. Es claro que siempre se requerirá el apoyo del personal de Sistemas para ejecutarlo, pero no hay razón para no dejar que sean las áreas de negocio las que lideren los proyectos desde el punto de vista estratégico.

Origen: Information Week, Octubre 2012, Num 224