> Equipos trabajan y colaboran desde cualquier lugar y dispositivo
El lanzamiento del nuevo champú de Unilever no se decidió en una sala de juntas. Ya no fue necesario hacer que las agendas de todo el equipo creativo encajaran.
Lo que el director hizo fue compartir con su equipo una idea en Yammer, un servicio de colaboración en línea. Ahí la gente involucrada colaboraba desde el corporativo, la cocina de su casa, Inglaterra o Estados Unidos para aportar sus propias ideas, sugerencias y experiencias, así como ligas, dibujos, fotos y todo lo necesario para el desarrollo del nuevo producto.
Los equipos de trabajo pueden comunicarse ideas, resolver problemas entre sus miembros, tomar decisiones en conjunto, obtener retroalimentación y expandir sus experiencias, sin estar físicamente en el mismo lugar en el mismo momento.
Desde cualquier dispositivo, sea una PC, tableta o smartphone, las plataformas de colaboración en Internet (llamadas en la nube) agilizan la productividad al permitir que empleados de diferentes niveles resuelven problemas en el menor tiempo recibiendo retroalimentación del departamento, de otras áreas o de altos ejecutivos.
Cemex, por ejemplo, pidió a sus 20 mil empleados en todo el mundo ideas para mejorar los materiales de cemento que venden. Gracias a la participación de todos los niveles de la organización utilizando IBM Connections, han creado mejores productos reduciendo el tiempo de lanzamiento al mercado en 60 por ciento.
“Estas plataformas sociales aplican en cualquier empresa en donde se requiera intercambio de información y documentos con retroalimentación en tiempo real”, explicó Fernando Obregón, director de ingeniería de ventas de Salesforce.
Con el uso de herramientas en la nube se mejora la comunicación entre empleados y aumenta la productividad, dijo Florencia Sabatini, gerente de relaciones públicas de Google Latinoamérica.
Symantec, por ejemplo, está utilizando otra herramienta de colaboración llamada Chatter para comunicar a su equipo de ventas con sus jefes. Así, por medio de teléfonos como iPhone, Android o BlackBerry, los vendedores pueden intercambiar propuestas de ventas y aprobación de cotizaciones frente al cliente en ese instante sin tener que regresar a la oficina a discutir con su supervisor la nueva propuesta.
“Las herramientas de colaboración hacen el trabajo en equipo más rápido y terminan por convertirse en el eje de los procesos de trabajo”, precisó Enrique Corro, gerente de ingeniería en sistemas de VMware.
Los beneficios
Implementan herramientas de colaboración tiene ventajas:
De 18 a 36% aumenta la productividad con herramientas colaborativas.
40% reduce el gasto en ventajas
60% baja costos de comunicación.
50% más rápido hallas datos de los miembros del equipo.
320 horas gasta una persona al año en buscar datos dentro de la intranet.
28% baja el número de juntas al año.
33% usa menos el e-mail.
¿PARA QUIÉN ES?
Los que más aprovechan estas herramientras son:
> Empresas que tienen alta rotación. Así, los nuevos empleados podrían entrar y conocer la empresa rápidamente
> Compañías que tienen a sus grupos de trabajo ubicados en diferentes zonas del País o en el mundo
> Equipos donde deba fluir la creatividad para realizar lluvias de ideas sobre proyectos de innovación y obtener retroalimentación
> Entidades de Gobierno que necesiten colaborar, validar información en equipo y gestionar iniciativas para ciudadanía
¿PARA QUIÉN NO?
Las herramientas de colaboración no son para todos los equipos de trabajo:
> Áreas que manejan información financiera de la empresa que no puede moverse fuera de la compañía
> Grupos de trabajo cuyos miembros no están dispersos o fuera de la oficina todo el tiempo
> Grupos de trabajo no creativos
IMPLICACIONES
Toma en cuenta los cambios que tienes que hacer:
> Establecer nuevas reglas de trabajo que digan qué tipo de información se comparte y cuál no
> Los jefes de departamento deben ser los primeros en utilizarla y promoverla para dar el ejemplo a sus empleados
> Crear un nuevo código de conducta en esta nueva plataforma
> Establecer prioridades de lo que se debe solucionar ahí
LAS NUEVAS HERRAMIENTAS
Hay muchas opciones de diferentes marcas. Todas permiten compartir y editar documentos en tiempo real, crean grupos de conversación y se pueden usar desde dispositivos móviles.
YAMMER
Con su sistema de etiquetado o tags, los usuarios pueden encontrar grupos de trabajo, eventos, encuestas o mensajes privados con mayor facilidad.
5 dólares por usuario al mes
Yammer.com
CHATTER
La herramienta analiza tus actividades y te recomienda compañeros de trabajo, grupos, archivos que sean relevantes para tu trabajo. Su sistema de búsqueda inteligente te despliega la información que constantemente utilizas.
15 dólares por usuario al mes
Salesforce.com/chatter
IBM CONNECTIONS
Debido a que es una plataforma de código abierto, los espacios de trabajo pueden estar conectados a terceras aplicaciones para acceder a acciones de la empresa.
7 dólares por usuario al mes
Ibm.com/software/lotus/products/connections
SOCIAL CAST
Muestra un reporte de análisis sobre lo más mencionado y la información que más manejan en la empresa. Tiene plug-ins para integrar la plataforma con el correo de Outlook y Google Gmail.
5 dólares por usuario al mes
Socialcast.com
SUCCESS FACTORS JAM
Publica videomensajes usando la cámara web o graba lo que haces en la computadora o dispositivo móvil para hacer un tutorial.
Varia de acuerdo al tamaño de la empresa.
Successfactors.com/jam
GOOGLE + (ENTERPRISE)
Integra su plataforma social para las empresas con aplicaciones como Google Docs, Drive, Calendar y Gmail. Crea videoconferencias con empleados por medio hangouts a través de dispositivos móviles.
5 dólares al mes por usuario
Google.com/enterprise/apps/business
IN TEAM
Su ventaja es que, además de guardar archivos, fotos y documentos, no es necesario descargarlos, ya que se puede acceder a ellos desde la plataforma en línea.
10 dólares por usuario por mes
Inteam.mx
Fuente: INTERFASE-REFORMA
Fecha: Lunes 15 de Octubre del 2012
