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La facilidad de realizar un trabajo con sólo acceder a un sitio web y sin tener que estar en un lugar físico determinado, está teniendo un fuerte impacto en los negocios y las nuevas iniciativas empresariales.

Creadas para resolver necesidades específicas, las oficinas virtuales son una opción vada vez más popular entre los emprendedores o profesionistas que desean independizarse, pero que no cuentan con el suficiente capital económico para montar su propio despacho de manera física.

Desde hace más de una década estos sistemas comenzaron a crecer por toda la ciudad de México, pues haciendo comparaciones y sumando el costo de la renta de un local, los servicios, y la contratación de personal -claro si no es indispensable tener un lugar físico-, las personas se dieron cuenta que este tipo de espacios pueden serles muy útiles.

"Las oficinas virtuales son para personas que no requieren de una solución permanente, como los emprendedores de las universidades que tienen las llamadas incubadoras de negocios, que son proyectos que esos estudiantes van gestando a través de su carrera: También son para profesionistas que quieren independizarse, pero que cuentan con un capital limitado", explicó Pablo Flores, coordinador de Ventas en Ivo Business Center.

Destacó que en casos determinados, esta opción encaja muy bien porque no hay que desembolsar un alto porcentaje de dinero en buscar y rentar un local, dar depósitos en garantía, pagar los servicios para establecerse o incluso hasta comprar el equipo y contratar personal.



Como funciona

Con una renta mensual, el usuario contará con una imagen corporativa, un servicio administrativo bilingüe, línea telefónica exclusiva, buzón de voz, recepción de documentos y salas de juntas con todos los servicios para cuando era necesaria, además de una excelente ubicación.

"Este servicio permite estar en su casa, en labores de campo, trabajar desde su automóvil, hacerlo todo afuera. Las llamadas serán atendidas con el nombre que nos indique, sea persona física o moral, y se le darán todos los recados, también se desea domicilio fiscal o comercial, todo lo que necesite", abundó Flores.

En el caso de Ivo Business Center, precisó el coordinador, las rentas mensuales van desde los 80 hasta los 180 dólares, más impuestos, dependiendo del paquete que requiera cada sujeto o compañía.

Indicó que las oficinas virtuales funcionan muy bien cuando la persona está arrancando el negocio, pues se ahorra un gran porcentaje de su presupuesto, ya que, explicó Flores, montar una oficina cuesta más de 50 mil pesos, y la renta mensual de un pequeño local en una zona como Paseo de la Reforma está por arriba de los 15 mil pesos mensuales.

"Nosotros damos soluciones inmediatas de acuerdo a las necesidades de los clientes o prospectos. En lo que se refiere a una sala de juntas, las rentas van de una hora en adelante, también contamos con servicio en diseño corporativo, contable, fiscal, cobranza y capital humano", destacó.

Aclaró que en la empresa que representa, desde el inicio de la relación comercial cada uno de los clientes sabe a cuántas horas (de sala de juntas) tiene derecho y cuáles son los servicios con los que cuenta.


Beneficios de una oficina virtual

=Horas en salas de junta o uso de oficinas privadas.
=Impresiones y fotocopias.
=Audio conferencias vía telefónica.
=Renta mensual: desde 80 hasta 180 dólares, dependiendo los servicios requeridos.


El dato

=En 2009, existían en México 5 millones 144 mil 56 empresas, de las cuales el 99.8 por ciento son micro, pequeñas y medianas empresas (MiPyMEs).
El 47.1 por ciento de estas iniciativas tienen a los servicios como principal actividad económica; 26 por ciento el comercio, 18 por ciento la industria manufacturera y el resto de las actividades representan el 8.9 por ciento; concentrando el 78.5 por ciento del personal ocupados.


Requisitos

Para poder rentar una oficina virtual, si se es persona física, se necesita el Registro Federal de Contribuyentes (RFC), un comprobante de domicilio, la última declaración anual y llenar una solicitud.

Las personas morales necesitan presentar el acta constitutiva de la empresa u organización interesada, el poder de representante legal, el Registro Federal de Contribuyentes, y comprobante de domicilio.

Si se es de nacionalidad extranjera también es necesario presentar la forma R1, identificación oficial y comprobante de domicilio.

Aunque el servicio de las oficinas virtuales surgió hace más de una década, en los últimos años ha alcanzado gran auge, pues su funcionalidad está cobrando adeptos y confianza entre los usuarios.

"Hay que tener muy claro que el concepto de la oficina virtual, es para ayudar a los que quieren empezar, aunque cualquier persona que la necesite, sea física o moral, la puede contratar.

"Nosotros contamos actualmente con más de 150 clientes entre físicos y virtuales que ya se benefician de las ventajas de tener una oficina virtual", concluyó Flores.


Despacho online

La tendencia de trabajar desde cualquier punto, con sólo acceder a un sitio web, sin tener que estar en un lugar físico determinado, está teniendo un fuerte impacto en las compañías comercializadoras, donde sus socios pueden hacer todos sus movimientos a través de Internet.

Victoria Rosas, una estudiante que en su tiempo libre trabaja para una empresa de este giro, tiene la particularidad de hacer su trabajo desde una oficina en Internet donde puede estar en contacto con los demás miembros del personal, sin importar su ubicación.

"Tener una oficina en la web es lo de hoy, porque en la práctica todo se maneja por Internet. En mi caso, por ejemplo, entro a mi cuenta con un número de usuario y contraseña y desde ahí veo mis movimientos, los de mis compañeras, superviso mi estado, hago mi plan de trabajo, compro en línea, y hasta veo los ingresos que voy generando en el mes", indicó.

Señaló, además, que gracias a la tecnología, no requiere de un lugar físico para trabajar, pues sólo necesita una computadora conectada a Internet para estar en comunicación con su empresa y compañeros.

"Es la nueva tendencia, se está usando todo por Internet y qué maravilla que las empresas nos puedan proporcionar una oficina de esta manera, porque la web ya es nuestro lugar de trabajo, ya no tienes que trasladar a un lugar físico, sino que ingresas a un sitio web, donde puedes laborar y hacer maravillas trabajando con una empresa", puntualizó la estudiante.

Las nuevas tecnologías facilitan muchas de las actividades del ser humano, en este caso, resuelven la necesidad de realizar un trabajo sin importar el sitio de ubicación de las personas implicadas, pues sólo basta con dar un clic para estar comunicados con todo el mundo y acceder a un número creciente de herramientas especializadas en diferentes áreas y negocios.


Para tu oficina en línea considera:

=Requerimientos de hardware y software.
=Conectividad y acceso a Internet.
=Registro de dominio en la red.
=Creación de sitio web.
=Imagen corporativa en línea.
=Blogs, Web 2.0 y redes sociales.
=Publicidad en línea.
=Implementación de plataforma de administración de contenidos.
=Herramientas PYME.
=Soluciones de pago en línea.
=Google Analitycs.
=Google Apps.




El Universal-Tech Bit
Lunes 19 de Septiembre del 2011